Plataforma empresarial todo-en-uno: ventanilla única, flujos de aprobación, archivo físico y digital, TRD, expedientes y reportes en tiempo real. Diseñado para Colombia.
Módulos integrados
Roles y permisos
Gestión de series AGN
Auditoría trazable
Cada módulo cubre un proceso crítico de la gestión documental empresarial
Recibe, radica y tramita solicitudes externas (PQRS, peticiones, quejas). Genera radicado automático, controla SLA y enlaza con flujos de aprobación.
Define plantillas multi-paso con roles, aprueba o rechaza desde la plataforma, recibe notificaciones y mantiene historial completo de decisiones.
Radica, versiona, relaciona y archiva documentos. Soporte de firmas electrónicas, OCR, seguimientos entre usuarios y exportación de constancias PDF.
Gestiona salas, estantes, cajas e inventarios. Registra préstamos y devoluciones de documentos físicos con trazabilidad completa.
Crea y administra la Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación. Vincula series y subseries a documentos con vigencias automáticas.
Agrupa documentos en expedientes por proceso. Genera FUID para transferencias documentales entre archivo de gestión, central e histórico.
Dashboards de documentos por estado, dependencia y tipo. Exporta reportes a PDF. Monitorea SLA de ventanilla e indicadores de gestión.
Búsqueda avanzada por múltiples criterios. Log de auditoría completo: quién hizo qué, cuándo y sobre qué documento. Seguimiento de cada acción.
YANDEX fue construido desde cero para cumplir con la legislación archivística colombiana. No es una adaptación — es nativo para Colombia.
SLA automático
Control de tiempos por estado con semáforo de vencimiento
Radicados oficiales
Numeración automática con año, consecutivo y constancia PDF
Multi-dependencia
Estructura organizacional con procesos y subprocesos
OCR integrado
Extracción de texto de documentos escaneados para búsqueda
Del radicado inicial al cierre con trazabilidad completa
Paso 01
La solicitud llega por presencial, correo, web o WhatsApp. Se asigna radicado automático y queda registrada.
Paso 02
El recepcionista clasifica el documento (serie, tipo, prioridad) y lo reparte a la dependencia responsable.
Paso 03
Se inicia el workflow con los aprobadores definidos. Cada paso notifica automáticamente al responsable.
Paso 04
Se genera el radicado de salida, constancia PDF y se cierra el caso con trazabilidad total del proceso.
Cada usuario accede solo a lo que necesita. Los permisos se asignan por rol y por dependencia.
Administrador
Acceso total: usuarios, roles, configuración y auditoría
Gerente
Visibilidad global, aprobaciones estratégicas y reportes
Coordinador
Gestiona flujos de su dependencia y supervisa procesos
Aprobador
Revisa y firma documentos asignados en su paso de workflow
Revisor
Visto bueno, solicita correcciones y emite observaciones
Redactor
Elabora, radica y gestiona versiones de documentos
Recepcionista
Opera la ventanilla única: radica, clasifica y reparte
Archivista
Gestiona el archivo físico, préstamos y transferencias
Auditor
Solo lectura en logs de auditoría y reportes del sistema
Usuario
Consulta y radica sus propios documentos
Empresas colombianas que ya gestionan sus documentos con YANDEX
"Por fin un sistema que entiende la TRD y los expedientes como exige el AGN. La ventanilla única nos redujo los tiempos de respuesta PQRS a la mitad."
Patricia Sánchez
"Los flujos de aprobación de contratos son exactamente lo que necesitábamos. Ahora tenemos historial completo de quién aprobó cada cláusula y cuándo."
Rodrigo Castaño
"El módulo de archivo físico con préstamos y transferencias documentales nos ayudó a pasar la auditoría del AGN sin problemas."
Claudia Bermúdez
Todo lo que necesitas saber antes de empezar
Sí. El sistema fue diseñado específicamente para cumplir con la Ley 594/2000, los Acuerdos AGN 042/2002, 038/2002 y 006/2014. Incluye TRD, CCD, expedientes, FUID y ciclo vital del documento.
Sí. El módulo de Ventanilla Única maneja peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (Ley 1755/2015) con control de plazos de ley, SLA automático y notificaciones.
Defines plantillas de workflow con los pasos que necesites (elaborar, revisar, aprobar). Asignas roles o usuarios a cada paso. El sistema notifica automáticamente y registra cada decisión.
Sí. Tienes control total de salas, estantes, cajas e inventarios. Puedes registrar préstamos, devoluciones y transferencias documentales entre archivo de gestión, central e histórico con FUID.
No hay límite técnico. El sistema soporta organizaciones con múltiples dependencias, decenas de roles y miles de documentos. Crece con tu organización.
Sí. YANDEX incluye OCR integrado para documentos escaneados, búsqueda avanzada por múltiples criterios (fecha, dependencia, estado, radicado, tipo documental) y filtros combinados.
El sistema ya está configurado con usuarios, roles, dependencias y datos de demostración. Ingresa y explora todas las funcionalidades.